KOBİ'de satış süreci her zaman vardır. Yalnızca yazılı değildir ve bu yüzden onu yürüten kişiye göre değişir. Süreci düzenlemek bir prosedür el kitabı üretmek değildir. Taleplerin kaybolduğu, tekliflerin geç çıktığı ve takibin sessizce kimsenin işi olmadığı o birkaç devir noktasını sabitlemektir.
Başlangıç noktası istenen süreç değil yaşanan süreçtir. Son dönemden on talep alınır, gelen ve giden, her biri doğuşundan sonuçlanmasına kadar izlenir: kim aldı, kaç gün sonra ele alındı, kaç kişinin elinden geçti, nerede bekledi. Bu yeniden kurgu iki sayfaya sığar ve yönetimi neredeyse her zaman şaşırtır; adımlar yüzünden değil, adımlar arasındaki bekleme yüzünden. Çoğu KOBİ'de ticari süre çalışmayla değil, dosyanın kimseye ait olmadığı aralıklarla tükenir.
Kopmalar sınırlarda olur: karşılama ile satışçı arasında, satışçı ile teknik büro arasında, atölye ile idari birim arasında. Her sınır iki şeyin yazılmasını gerektirir: kim devralıyor ve hangi biçimde. Bunlar olmadığında herkes karşı tarafın dosyayı aldığını varsayar ve kimse takip etmez, çünkü kimse kendini sorumlu görmez. KOBİ'nin ayrıntılı bir organizasyon şemasına ihtiyacı yok. Her talep türü için, izin dönemleri de dâhil olmak üzere, sonuçlanana kadar adı konmuş bir kişinin hesap verdiği kesinliğe ihtiyacı var.
Her talep aynı ilgiyi hak etmez ve hepsini aynı biçimde ele alan bir KOBİ kapasitesini en az kârlı olanlara harcar. Niteleme kuralı dört soruya sığar: ihtiyaç ürettiğimizle örtüşüyor mu, hacim kapasitemize uygun mu, istenen teslim süresi tutulabilir mi, muhatap karar mı veriyor yoksa iletiyor mu. Yanıtlar üç yola çıkar: tam teklif, basitleştirilmiş teklif ya da hızlı ve nazik bir ret. Üçüncüsü kurulması en zor ve en kârlı olanıdır; itibarı zedelemeden zaman serbest bırakır.
Yanıt süresi çoğu zaman fiyattan önce gelen ilk kayıp nedenidir. Bu yüzden talep ile teklifin gönderimi arasındaki gerçek süre talep türüne göre ölçülür, ardından farklılaştırılmış bir iç taahhüt belirlenir: standart teklif için kırk sekiz saat, teknik teklif için duyurulmuş bir tarih. Duyurmak hız kadar önemlidir. Teklifin perşembe geleceği söylenen müşteri bekler; altı gündür haber alamayan müşteri ise bir rakipten fiyat istemiştir bile.
Verilmiş teklif, takip edilen teklif değildir. En basit ve etkili kural, gönderim anında ilk takibin tarihini ve biçimini belirler ve hiçbir teklif bu tarih olmadan dışarı çıkmaz. Aralıklı iki üç temas, hemen bastırıp sonra bırakmaktan daha iyi çalışır. Nerede durulacağına da karar vermek gerekir. Yazılı bir durma noktası olmadan teklifler aylarca listelerde asılı kalır ve sonradan üretilen her tahmini bozar.
Birçok KOBİ'de her satışçı kendi malzemesini kurmuştur: kendi sunumu, kendi teklif düzeni, koşulları kendi ifade biçimi. Müşteri o zaman muhatabına göre farklı bir şirketle karşılaşır ve şirket ne taahhüt ettiğinin denetimini yitirir. Birleştirmek üslubu tekleştirmek değildir; ortak bir taban sabitlemektir: teklifin yapısı, koşulların ifadesi, süre ve geçerlilik bilgileri, zorunlu teknik veriler. Bu taban aynı zamanda teklif hazırlama süresini kısaltır; bu süre nadiren ölçülür, oysa haftanın önemli bir bölümünü tüketir.
Ticari dijitalleşme genellikle birikme yüzünden başarısız olur: imza için bir araç, teklif için bir başkası, takip için üçüncüsü ve hiçbiri diğerine bağlı değil. Her ekleme tek başına küçük görünür; bütün, altı kişilik bir ekip için yönetilemez hâle gelir. İşleyen kural şudur: bir araç ancak mevcut bir kayıt adımını ya da adı konmuş bir gecikmeyi ortadan kaldırıyorsa devreye alınır ve yerine geçtiği şey açıkça kapatılır. Kapatma olmadan eklenen araç çifte iş yaratır; ekip bunu ikisinden daha zahmetlisini bırakarak çözer, genellikle yönetimin istediğini.
Üç ile on kişilik bir ekipte süreç değişikliği ilk haftalarda belirlenir. Üç koşul önemlidir: bir defada tek bir değişiklik getirmek, önce mevcut yığına değil yeni dosyalara uygulamak ve yıllık değerlendirmeyi beklemeden bir ay sonra uygulamayı denetlemek. Paket hâlinde duyurulan değişiklikler ilk yoğun haftayı geçemez. Kalıcı olanlar, ekibin kısa sürede kendisinden iş alındığını, kendisine iş eklenmediğini gördüğü değişikliklerdir.
Süreç kadar önemli olan yetki sınırlarıdır. Hangi indirimi satışçı kendi başına verebilir, hangisi için yönetime sorulur, hangi teslim taahhüdü üretimin onayını gerektirir, hangi ödeme koşulu muhasebeyi ilgilendirir. Bu sınırlar yazılı değilse iki sonuç doğar: ya satışçı emin olmadığı için her şeyi yukarı taşır ve yanıt süresi uzar, ya da soru sormadan taahhüt verir ve şirket tutamayacağı bir söz altına girer. Dört beş satırlık bir yetki tablosu bu iki riski birlikte kapatır ve yeni gelen bir çalışanın ilk haftasında en çok işine yarayan belge olur.
Süreç değişikliklerinin çoğu, sorunun büyüklüğü bilinmeden yapılır ve bu yüzden yanlış yere uygulanır. Üç ölçüm çoğu KOBİ için yeterlidir: talep ile teklif arasındaki gerçek gün sayısı, takip edilmeden kapanan teklif oranı ve tek bir dosyaya dokunan kişi sayısı. Bu üç sayı bir ay boyunca elle tutulsa bile, hangi devirin düzeltilmesi gerektiğini gösterir. Ölçüm olmadan yapılan düzenleme genellikle en görünür adımı hedefler, oysa gecikme çoğu zaman kimsenin bakmadığı bir bekleme aralığında birikir.
Swiss Sales Partners yazılı görev tanımıyla çalışır: mevcut akışın haritalanması, seçilen kopma noktaları, yazılan kurallar, birleştirilen şablonlar, ilgili kişilerin eğitimi ve doğrulama tarihleri. Yaklaşımın temeli 30 yılı aşkın B2B satış, saha satışı, ticari yönetim ve satış yönetimi deneyimidir; bu deneyim Hilti, Egli Fischer (efco), Berner ve Bouygues ortamlarında edinilmiştir. Önceden sayısal kazanç duyurulmaz. Çalışma, kimsenin bir daha açmayacağı bir el kitabı değil, uygulanan ve denetlenen kısa kurallar üretir.
Hayır. Yalnızca dosyaların kaybolduğu devirler yazılmayı hak eder: talep girişi, niteleme, teklif hazırlama, takip, kapatma. Bunun ötesi fayda getirmeden ağırlık ekler.
Son dönemden on dosyayı ilk temastan sonuca kadar tarihleriyle izleyerek. Adımlar arasındaki bekleme süresi, tıkanıklıkları herhangi bir iç görüşmeden daha güvenilir biçimde gösterir.
Talep türüne göre farklılaştırılırsa evet. Bütün teklifler için tek bir taahhüt tutmaz; duyurulan iki ya da üç kademe uzun vadede işler.
Zorunlu değil. Önce kurallar, sonra araç. Tanımsız bir akış üzerine kurulan yazılım mevcut düzensizliği yeniden üretir ve düzeltmesini pahalılaştırır.
Yanıt süresi ve teklif takibinde birkaç hafta içinde. Ciro üzerindeki etkiler sektörünüze özgü satış döngüsüne bağlıdır ve buna göre daha uzun sürer.
KOBİ'de satış süreci her zaman vardır. Yalnızca yazılı değildir ve bu yüzden onu yürüten kişiye göre değişir. Süreci düzenlemek bir prosedür el kitabı üretmek değildir. Taleplerin kaybolduğu, tekliflerin geç çıktığı ve takibin sessizce kimsenin işi olmadığı o birkaç devir noktasını sabitlemektir.